¡Abajo las barreras culturales!

Cada vez más, las empresas y organizaciones están involucradas en procesos de negocios globales. Esto hace que equipos de trabajo de diferentes países tengan que trabajar en forma conjunta para implementar una estrategia de negocios, una campaña publicitaria o soluciones de TI. Es por eso que las soluciones de conferencia remota ganaron terreno en los últimos años.

La experiencia de trabajar con equipos ubicados en distintas partes del mundo tuvo algunos resultados que no estaban previstos: la comunicación falló. Entonces, la necesidad de contar con herramientas que permitan mejorar la calidad de los encuentros por conferencia, requiere la adaptación de nuevas tecnologías como el video.

Pero esto que parecía ser una ventaja, se convirtió en una traba a la hora de evaluar los costos. Gurdeep Singh Pall, vicepresidente del grupo de Comunicaciones Unificadas de Microsoft, asegura que los sistemas de videoconferencia permitirán minimizar las diferencias culturales al momento de llevar a cabo un proyecto global, y con RoundTable, un producto surgido de los laboratorios Microsoft Research, piensa hacerlo a precios realmente accesibles.

¿Podría describir RoundTable?

RoundTable es un dispositivo, no más grande que un teléfono tradicional con altavoz. Permite ser conectado a una PC para ofrecer en forma sincronizada, voz y videoconferencia. Este dispositivo crea un video panorámico de 360 grados que permiten mostrar quienes están tomando parte de la conferencia y hace un seguimiento de las personas que están conversando, por lo cual la imagen y la voz de esta persona pasan a estar en el centro de atención del equipo.

Personas a través de distintas locaciones pueden mantener una conversación virtual. RoundTable opera con Office Communications Server 2007 y Office Live Meeting, lo cual permite a las empresas integrar presentaciones virtuales, compartir pizarras de trabajo y archivos, dentro del sistema de audio y videoconferencia. Si alguien no puede participar de la videoconferencia, el sistema permite su grabación y proyección en otro momento.

¿Qué distingue a RoundTable de otras tecnologías de videoconferencia?

Cualquiera que haya discutido con un colega durante una conferencia de voz, entiende los atributos de esta nueva tecnología. En principio, una de las variables más importantes se da cuando hay conferencias de cinco o más personas. Llega un momento en el cual es prácticamente imposible saber quien está hablando. Además, esta tecnología permite ver los gestos de las personas con quienes está conversando, lo cual es muy importante en los casos que se trata de personas de culturas diferentes, tratando de comunicarse.

Por otra parte, a mayor parte de los sistemas de videoconferencia son muy costosos y su instalación es compleja. Incluso su operación no es simple, y eso se refleja en su uso: quedan confinados a comunicaciones especiales, agendadas con varios días de anticipación, en lugar de funcionar como una herramienta como el teléfono, de uso más corriente.

RoundTable se conecta y funciona, y no requiere de una capacitación especial para ser usado. lo único que el usuario debe hacer es conectar el dispositivo a una PC que corra Office Communicator Server 2007 o Live Meeting a través de una conexión USB. Esperamos que estos aparatos estén disponibles a menos de US$ 3.000, que es la fracción del costo de un sistema de videoconferencia tradicional, con teléfono incluido. Hoy, los sistemas de videoconferencia tienen un costo de US$ 50.000 o más.

¿En qué etapa está de su desarrollo?

Los últimos meses hemos probado dispositivos en el campus. Hay cerca de 100 RoundTables en uso en los campus de Redmond, China e India. Incluso, muchas compañías que pertenecen a nuestro programa de adopción de tecnología (Technology Adoption Program, TAP) tienen la oportunidad de testear nuestros productos y devolvernos su feedback. Más de 19 empresas con 7 millones de empleados están probando RoundTable antes de que lancemos la versión final el año próximo.

¿Cuál es el feedback que están recibiendo?

Hasta ahora fue muy positivo. Estamos haciendo cambios basados en las respuestas de los usuarios, por ejemplo la función del balance de blanco (white balance) y los controles.

En nuestro equipo tenemos personas de diversas partes del mundo que poseen distintas culturas. Cuando hablamos, movemos las manos de diversas formas que nos ayudan a expresarnos. Con RoundTable, las personas pueden ver cómo digo lo que digo, y también nos permite ver si están siguiendo lo qué decimos, por los gestos de su cara.

RoundTable también elimina el ruido ambiente de fondo, de manera que puedes prestar mayor atención a lo que dicen los participantes de la conferencia, no el sonido que genera alguno mientras teclea su notebook.

¿RoundTable está basado en tecnología desarrollada originalmente por Microsoft Research?

Así es. Microsoft Research comenzó el desarrollo y conceptualización de este producto hace cinco años. Lo llamaron “ringcam” y estaba hecho para crear un dispositivo de alta resolución que pudiera capturar imágenes en una sala de conferencias, unidas digitalmente y mostradas a través de una PC.

Y además, se buscó que todo esto se hiciera con estándares tecnológicos de la industria, por lo cual este dispositivo tiene un costo menor que otros sistemas de conferencia omnidireccionales.

RoundTable es la culminación de este esfuerzo. Los modelos anteriores estuvieron exhibidos por algunos años el el showroom del campus de Redmond para nuestros clientes y socios de negocios para que vean cuál es nuestra visión en este tema, y qué productos tenemos en la línea de producción para los trabajadores de la información.

He tenido la suerte de trabajar en muchos buenos productos, pero RoundTable es uno de los más innovadores que he visto en toda mi carrera. Para hacer que las conferencias sean lo más realistas posible, los desarrolladores resolvieron muchos problemas técnicos, como ecualizar los niveles de luz.

¿Cuáles fueron los desafíos técnicos y cómo los resolvieron?

Por ejemplo, RoundTable permite determinar quien es principal participante de la conferencia que está hablando, incluso cuando otras personas hablan al mismo tiempo. También puede distinguir la voz principal de las conversaciones de fondo y los ecos que se generan por los muebles de las salas de conferencia. Los desarrolladores terminaron por fabricar seis micrófonos separados dentro del aparato, lo que permite diferenciar y aislar los sonidos, en un proceso llamado “beamforming”.

Cada uno de estos micrófonos está integrado al dispositivo en un lugar diferente, por lo cual a la velocidad de transmisión del sonido, hace que cada uno tenga una diferencia de tiempo en tomar la voz, y de esa forma permite distinguir mejor a quienes hablan en una conferencia.

RoundTable calcula esta diferencia a fin de identificar de dónde proviene la voz y utiliza señales visuales para tomar y ampliar la cara del orador de la conferencia. Es una solución simple pero innovadora para un problema complejo.

¿De qué forma distingue RoundTable entre los distintos sonidos en una sala de conferencias?

Uno de los desafíos consiste en diferenciar los sonidos reflejados por los muebles de los demás. Esto es algo que la mayoría de los micrófonos no hace. En algunos casos, el sonido que sale de una pizarra, tiene el mismo nivel de energía que la voz humana, por lo cual se crea una gran cantidad de estática para las personas que están lejos del micrófono.

Nuestros desarrolladores pudieron resolver esto con una tecnología llamada “RoundTable eyes”, por la cual aíslan los sonidos provenientes de cada persona en una habitación. De esta forma, el equipo puede diferenciar si es una persona, o una pizarra la que “habla”.

¿En qué clase de reuniones RoundTable ofrece los mejores resultados?

RoundTable es ideal para dos clases de reuniones de negocios. Primero, hay reuniones que tienen dos grupos de personas en dos salas diferentes. Si hubiera un RoundTable en cada una, el dispositivo captaría una toma de 360 grados de cada una para luego mostrarlas en el monitor. Si alguno de ellos estuviera mostrando un archivo hecho en PowerPoint o algún otro formato de documento, para ser compartido en grupo, éste aparecería en la pantalla junto a las personas que dan la presentación.

La segunda clase de reunión de negocios es también muy común. Si tienes una sala de conferencias repleta de gente, con gete ingresando desde hoteles, otras oficinas, o desde sus casas, los usuarios remotos pueden usar RoundTable o una cámara web para incluir sus imágenes en la reunión. En otro caso, pueden ingresar a la conferencia a través del teléfono, y su voz se incluirá en la sesión.

¿Cuál es la importancia de la comunicación no verbal en el éxito de las conferencias?

Hemos escuchado numerosos ejemplos de empresas que tratan de coordinar sus filiales alrededor del mundo pero fallan debido a los malos entendidos culturales entre los empleados.

Todos pueden recibir el mismo plan de acción, pero las diferencias culturales y otras cuestiones como las formas de comunicación, hacen que muchas veces, estos planes no tengan la misma ejecución en distintos países. Una compañía multinacional me contó hace un tiempo, que no podía expandir una campaña publicitaria exitosa en Brasil hacia otros países. Los equipos de marketing de cada país comenzaron a trabajar en forma conjunta usando la teleconferencia tradicional, pero los empleados de otros países no terminaban de entender la pasión del equipo que había desarrollado la campaña en Brasil.

Mientras algunos hablaban durante las conferencias, otros tomaban notas fastidiosamente, y rara vez participaban. Al final, esta campaña falló en los otros países y la compañía culpó a los malos entendidos durante la comunicación de la propuesta publicitaria. Hoy están pensando intentar hacer esto con RoundTable.